Автоматизация бюджетирования

Почему составление бюджетов в Excel нельзя назвать автоматизацией бюджетирования

 Представим себе типичный планово-экономический отдел. Женщины с экономическим образованием, человек от 5 до 15-ти, формируют оборотки в бухгалтерских программах и переписывают суммы в экселевские таблицы. Они делают отчет за прошедший период. Отчет за январь готов к концу марта. Делают также отчет по платежам ежедневно, обычно как минимум один человек занят только этим. Каждая помнит, как заполнять таблицы: из каких отчетов что нужно взять и в какую ячейку записать. Но если кто- на больничном, кто-то в отпуске, кто-то уволился, часто новый человек начинает что-то делать по-другому, и отчеты вдруг дают другой результат. А чтобы разобраться, почему, уходит неделя. Если у руководителя возник вопрос, как получилась некая сумма, для ответа нужно призвать ту сотрудницу, которая ее заполнила, и она берет тайм-аут на пару дней, чтобы составить расшифровку, причем в 80% случаев окажется, что первоначально в отчете была ошибка.

И это только сбор факта, который по большому счету для управления бизнесом бесполезен. (Например, если водитель за рулем смотрит назад или все внимание уделяет датчикам бензина и скорости, запаздывающим на неделю и имеющим погрешность 50%, то он может не заметить здоровенную яму на дороге.) Для управления нужно смотреть вперед, а датчики должны быть точными, удобными и работать в режиме on-line. Смотреть вперед – это и означает составлять планы и бюджеты. Вот где нужна автоматизация бюджетирования: ведь и планы надо составлять быстро! Причем планы должны быть в разрезе необходимой аналитики: по регионам, группам покупателей, по розничным точкам, филиалам и региональным представителям, а также по группам продукции и услуг, а иногда по заказам и договорам. Закуп должен быть в разрезе видов сырья и поставщиков, а иногда и по менеджерам отдела снабжения. И чтобы все это было в читаемом виде, надо укрупнить данные: собрать их не по конечным элементам, а по группам справочников. В Excel такое даже не пытаются делать, обходятся просто таблицей статьи/подразделения. И даже в этом случае план-факт анализ оказывается кропотливой и трудоемкой задачей.

Таким образом, автоматизация бюджетирования в Excel – это вариант «на безрыбье». Типичные требования к автоматизации бюджетирования следующие:

1) автоматическая загрузка фактических данных, да еще с расшифровкой в конечных отчетах по документам;
2) чтобы это работало по всем базам данных холдинга, среди которых бывает полный зоопарк (и 1С 7, и 1С 8, и Эксель, и самописные системы, бывает 30-50 баз в одном холдинге);
3) чтобы в любом отчете можно было добавлять на пользовательском уровне формулы, итоги, расчетные значения;
4) чтобы были управленчекое закрытие месяца и управленческий баланс автоматически;
5) чтобы были готовые алгоритмы планирования, с которыми не надо возиться при внедрении, например, план на год по статистике с пропорциональным пересчетом, кредитный калькулятор или составление бизнес-плана;
6) чтобы было управление платежами с электронным утверждением и автоматическим контактом с интернет-банком;
7) чтобы автоматически считались БДР, БДДС, баланс по управленческим данным;
8) чтобы формы бюджетов быстро настраивались на пользовательском уровне;
9) чтобы кроме статей оборотов были 8-15 аналитических справочников (номенклатурные группы, признаки оборотов, регионы, группы контрагентов и т.д.), по которым должны группироваться и отбираться все отчеты.

Выполнить эти требования в Excel оказывается гораздо дороже, чем выполнить автоматизацию бюджетирования на платформе 1С, что вполне доступно подавляющему большинству предприятий.

Автоматизация бюджетирования при помощи нашей программы

Программа «Бизнес-планирование» — отличное решение для автоматизацию бюджетирования на предприятиях. Данная программа позволяет автоматически составлять различные бюджеты на предприятиях любых масштабов и форм собственности.

Программа «Бизнес-планирование»:

• ведет управленческий учет автоматически, загружая первичные документы из любого количества баз данных формата 1С 7.7 или 8.х, без двойного ввода информации;
• консолидирует введенные вручную бюджеты на год, квартал, месяц автоматически, так реализована автоматизация бюджетирования "снизу";
• составляет бюджеты на год, квартал, месяц автоматически по нескольким алгоритмам, использующим целевой план продаж и фактические данные за прошедший период, так реализована автоматизация бюджетирования "сверху";
• позволяет планировать инвестиции и составлять бизнес-планы, с распечаткой таблиц для получения кредита в банке;
• позволяет централизовать осуществление платежей в холдинге, состоящем из большого количества юридических лиц, с возможностью планировать и контролировать платежи до их совершения;
• дает возможность просчитывать разные сценарии развития бизнеса, немедленно получая прогноз прибыли и денежных потоков для оценки каждого варианта;
• самостоятельно формирует отчеты по первичным документам из рабочей конфигурации 1С 8.0 или 7.7 с возможностью расшифровать конечные отчеты по первичным документам;
• если у Вас программы «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление производственным предприятием», то программа «Бизнес-планирование» возьмет также составленные в них планы продаж, закупок, производства, поступлений и заявки на расходование средств;
• база данных программы устанавливается независимо от бухгалтерских программ и может храниться на съемном носителе;
• в комплекте с программой поставляются типовые управленческие Регламенты и Положения.

 Скачать презентацию программы "Бизнес-планирование"

Подробнее о программе прочитать в разделе Программа <<Бизнес-планирование>>