Торговое предприятие, 3 юрлица, 2 направления деятельности

Срок проекта: с 15 декабря 2008 г. по 17 марта 2009 г.

Вид деятельности: оптовые продажи бюджетным учреждениям, продажи идут по двум разным направлениям, за которые отвечают два разных человека.

Существующий на начало проекта учет: бухгалтерский учет по 3-м юридическим лицам в 1С:Бухгалтерии предприятия 7.7; ведение товарного учета в 1С:Управлении торговлей 8.1, существенно доработанной 1С-программистами.

Требования к аналитике управленческого учета: должна быть аналитика по номенклатуре, покупателям и поставщикам, менеджерам по закупу и менеджерам по продажам, по направлениям деятельности. По направлениям деятельности нужно было сделать пропорциональное распределение расходов и выплат, но только по нескольким статьям оборотов. Эти требования заявлены не были, выяснились они только после выполнения первоначального технического задания.

Руководитель проекта от Заказчика: главный бухгалтер

Ход проекта

Сначала договорились, что тестовый месяц для отладки сбора информации - октябрь 2008 г., данные нужно взять из бухгалтерских баз (1С 7.7). К 20 января 2009 был сделан клиссификатор оборотов на базе готового по оптовой торговле, плюс использовали действующий на предприятии классификатор статей движения денежных средств. Была сделана полностью загрузка фактических данных за октябрь 2008. После этого как раз и стало выясняться, что же на самом деле нужно: в бухгалтерском учете не вводились номенклатура, менеджеры и направления деятельности, плюс часть документов бухгалтерского учета не должна была попадать в управленческий учет. Кроме того, сведения о прямой себестоимости по реализации, взятые первоначально из бухгалтерских проводок, оказались неактуальны. Т.е. как обычно получилось, что выполненное полностью техзадание только показало, что на самом деле нужно сделать. Однако стоимость проекта изменена не была, уложились в первонально утвержденный бюджет. После подробной разборки результатов приняли решение взять данные из Управления торговлей. Но там не было прямой себестоимости по реализации, я посоветовала заказать ее расчет программисту, который ведет Управление торговлей: удобнее всего получить прямую себестоимсоть там же, где ведется склад, и хранить ее в документе отгрузки. Пришлось также организовать ввод менеджеров и направлений деятельности во все документы Управления торговлей. Руководитель проекта самостоятельно подготовила приказ о заполнении данных для операторов, работающих в Управлении торговлей.

Сразу после разработки классификатора оборотов в программу были введены все планы. Я показала, как пользоваться документами для ввода планов, на это понадобилось не больше 1 часа. Постановка бюджетирования как таковая на этом проекте не далалась, задача была просто ввести имеющиеся планы на год в программу и затем сравнивать их с фактическими данными.

К 30 января 2009 г. подготовили данные в Управлении торговлей (нужно было внести изменения программисту, после этого нужно было дозаполнить введенные данные). К 10 февраля мы заново сделали загрузку фактических данных, теперь уже из Управления торговлей и за январь. После устранения вопросов по настройке загрузки выяснилось, что нужно пропорциональное распределение расходов и выплат по направлениям деятельности, причем только по 10 статьям из 45, т.е. распределение нужно было делать по каждой статье оборотов. Заказчикам нужно было видеть управленческий баланс по направлениям деятельности с учетом распределения. В программе "Бизнес-планирование" предусмотрена такая функция, она настраивается через формулы на пользовательском уровне. До 17 марта 2009 г. была сделана приладка формул, реализованы несколько "хотелок" по тому, какие данные нужно перегружать из Управления торговлей (например, передача контактной информации по контрагентам), были введены остатки на начало года для правильного формирования управленческого баланса. Часть данных все-таки пришлось загружать из Бухгалтерии предприятия (налоги, амортизацию, начисление зарплаты и отпускных). Руководитель проекта самостоятельно загрузила данные за февраль, было очень много вопросов, но она научилась работать с программой. На этом документы были подписаны и проект перешел в стадию обслуживания по гарантии.